Визуализация данных в режиме реального времени для отдела кадров

Как разработка и внедрение 10+ пользовательских панелей мониторинга систем бизнес-аналитики Пауэр Би (Power BI) помогли компании-разработчику корпоративного программного обеспечения перейти от реактивной парадигмы найма к проактивной и сократить время закрытия вакансии на 21%.

Команда:
Инженер данных, аналитик по бизнес-аналитике, специалист по тестированию, менеджер проектов

Вызов

Наша клиент постоянно нанимает разных разработчиков, инженеров по эксплуатации, специалистов по тестированию, бизнес-аналитиков и менеджеров проектов. Они могут быть приняты в штат компании или в качестве участников проекта в тот или иной проект.

За последние 3 года компания выросла на 30%, что, в какой-то момент, вызвало смешанные чувства у заинтересованных сторон. Каким бы бесспорно ни был быстрый рост, он также создает необходимость в большей осведомленности об усилиях по набору персонала.

Настоящий подбор персонала не имеет ничего общего с копированием вакансий и мирным ожиданием тонны заявок. Настоящий подбор персонала — это эффективность канала и продуктивность как отдельных специалистов по подбору персонала, так и всей команды. Самая большая ошибка, которую может допустить специалист по подбору персонала, — это действовать вслепую.

Прислушиваться к своей интуиции или следовать своим инстинктам может иметь смысл хотя бы в определенной степени. Когда на кону будущее компании, инстинкты должны быть дополнены стратегией. Следовательно, команде по найму требовалась высококачественная аналитика по подбору персонала, чтобы принимать действительно обоснованные решения, основанные на данных.

Несмотря на то, что на старте проекта компания использовала Хантфлоу (Huntflow) — профессиональную систему управления взаимоотношениями с клиентами для специалистов по подбору персонала, встроенная аналитика не была достаточно информативной и подробной, чтобы удовлетворить потребности компании.

Какие у нас были почесывания головы?

Быстрое и продуманное принятие решений было невозможно, поэтому время на заполнение увеличивалось, а кандидатов часто переманивали конкуренты.

Руководитель отдела по подбору персонала не видел всей картины по работе отдела и не мог точно спланировать процесс найма.

Корреляция между усилиями специалистов по подбору персонала и результатами не была яркой.

Отсутствие аналитики по принятию предложений о работе мешало понять, что повлияло на решения кандидатов и что можно улучшить.

Решения

Одним из лучших и самых простых способов получить легкий доступ к данным в режиме реального времени является внедрение инструментов бизнес-аналитики. Современные технологии позволяют анализировать данные в больших объемах и с более высокой скоростью.

Поскольку клиент использует систему бизнес-аналитики Пауэр Би (Power BI) для внутреннего анализа, мы решили интегрировать данные из Хантфлоу (Huntflow) с этой системой. Каждые 24 часа все данные из Хантфлоу (Huntflow) отправляются в облачное хранилище, к которому подключается система бизнес-аналитики Пауэр Би (Power BI) для дальнейшего анализа и визуализации.

Решение постепенно разрабатывалось в тесном сотрудничестве как с руководителем отдела подбора персонала, так и с генеральным директором.

В ходе проекта нам удалось сузить колоссальный объем данных до важных метрик. В общей сложности было создано более 10 панелей мониторинга, чтобы обеспечить первоклассную аналитику для различных ролей компании.

Вот некоторые из информационных панелей, которые используют менеджеры по подбору персонала:

Обзор дает общее представление о процессах подбора персонала в компании.

Эффективность измеряется усилиями по набору персонала в зависимости от количества кандидатов, принявших предложения. Статистика ясно показывает, соответствуют ли эти цифры целям, которые стоят перед набором персонала в настоящее время, и будут ли они достигнуты в будущем в этом качестве.

Обзор вакансий – это оперативный отчет по всем открытым в данный момент вакансиям. Данные, представленные на этой информационной панели, позволяют специалистам по подбору персонала и руководителям подразделений синхронизировать информацию о состоянии вакансий и приоритетах найма.

Вакансии/Детали визуализирует скорость, с которой кандидаты продвигаются по этапам воронки подбора. Кроме того, есть возможность просмотреть информацию по каждому кандидату.

Предложения содержат динамические отчеты об источниках и каналах найма, интервью, коэффициенте принятия предложений (показатель принятия предложений) и, наконец, но не менее важно, отклонениях, которые являются обратной стороной медали показателей принятия предложений. Понимание того, что мешает таланту сказать «да» на предложение, дало возможность улучшить процесс найма и другие аспекты внутри компании, которые повлияли на решение кандидатов.

Коэффициент конверсии в подборе персонала дает представление о ценности и эффективности процесса подбора персонала. Эта панель мониторинга описывает эффективность найма с точки зрения усилий конкретного специалиста по подбору персонала по каждой вакансии: принятие/отклонение предложения и динамика принятия/отклонения во времени. Такой подход необходим для того, чтобы определить возможности для улучшения для каждого специалиста по подбору персонала в отдельности и отточить их эффективность.

Источники показывают, какие платформы поиска (доски объявлений, страница карьеры компании, рекомендации сотрудников и т. д.) являются наиболее эффективными. С помощью этого ключевого операционного показателя эффективности менеджеры по подбору персонала могут лучше понимать свои расходы на подбор персонала, перестать использовать бесполезные каналы и переключиться на те, которые привлекают действительно заинтересованных и квалифицированных кандидатов.

Время заполнения измеряет количество времени, которое потребуется для поиска и найма потенциального нового сотрудника. Процесс начинается с утверждения заявки компанией и продолжается до момента, когда предложение будет принято кандидатом. По сути, это дает менеджерам возможность понять, сколько времени требуется для заполнения вакансии, и, таким образом, помогает им лучше планировать найм. Эти показатели также служат предупреждением, когда процесс найма занимает слишком много времени. На панели мониторинга есть возможность отфильтровать данные по областям знаний, местоположению и временным рамкам. Самое главное, что просмотр времени на заполнение аналитики помогает спрогнозировать, сколько времени потребуется кандидату, чтобы принять предложение и, как следствие, повышает шансы на то, что он начнет работу над проектом вовремя.

Традиционно команды по привлечению талантов сосредотачиваются на тактических показателях или показателях эффективности, таких как время найма или количество наймов, сделанных за определенный период. Эти показатели подбора персонала полезны в той мере, в какой они помогают выявить неэффективность и возможности для улучшения процесса найма; Но они скорее реактивные, чем упреждающие или прогнозные, и они, конечно, не так важны для руководителей, как для специалистов по подбору персонала. Ключевые показатели для руководителей высшего звена являются стратегическими, то есть напрямую связаны с бизнес-результатами. Панели мониторинга, которые обычно просматривает генеральный директор, — это «Обзор», «Воронка вакансий», «Предложения» и «Время для заполнения».

Ценность

Теперь, когда у отдела по подбору персонала есть доступ к данным, они лучше понимают, как организация привлекает таланты, и могут улучшить это. Благодаря гибкой, расширяемой аналитике, разделенной в соответствии с их конкретными потребностями, специалисты по подбору персонала получили четкую картину кадрового резерва, которая показывает путь каждого кандидата из любого источника на каждом этапе процесса найма.

Цифры говорят сами за себя – благодаря значительному анализу подбора персонала, клиент начал заполнять вакансии на 21% быстрее, чем раньше. Более того, тщательный анализ зарплатных ожиданий позволил руководителям высшего звена внести необходимые коррективы в шкалу заработной платы.

В целом, созданные метрики охватывают множество важных ключевых операционных показателей эффективности, которые приносят большую прозрачность при найме и, следовательно, дают возможность планировать мощности компании. В настоящее время руководители могут не только корректировать заработную плату в соответствии с рынком, но и отслеживать тенденции в экспертизе, оперативно реагировать на них и более надежно планировать запуск проектов клиентов, поскольку они знают, сколько времени требуется для заполнения той или иной должности.