Решение для бизнес-аналитики с 14 информационными панелями в режиме реального времени для американской компании-разработчика программного обеспечения
Как внедрение системы бизнес-аналитики Пауэр Би (Power BI) и создание 14 настраиваемых панелей мониторинга для всей компании и отдельных подразделений позволило ИТ-компании полностью автоматизировать операции по сбору данных, сэкономить до трех дней в месяц на подготовке отчетов, выявить и устранить слепые зоны в воронке продаж, увеличить конверсию звонков после уточнения на 44 % и увеличить продажи на 9,6 % всего за шесть месяцев.
Домен: Сервисная компания (Программная инженерия)
Команда: Система бизнес-аналитики Пауэр Би (Power BI) разработчики, Инженеры по эксплуатации, Инженеры по тестированию, Бизнес-аналитик, Архитектор программного обеспечения, Менеджер проектов Медиа и развлечения
Технологии
Вызов
Ожидается, что ИТ-провайдер по умолчанию будет цифровым. Но стать цифровым раз и навсегда невозможно. Лучшее, что вы можете сделать, это идти в ногу с быстро меняющимся миром, постоянно разрабатывая новые решения и улучшая существующие.
Компания нашего заказчика росла очень быстро (+30% в год), а методы управления и анализа данных устаревали и переставали соответствовать их потребностям. Руководители компании считали, что не владеют всей информацией о состоянии компании, что затрудняло управление и координацию. Такая ситуация может замедлить рост компании.
Управленческая команда была действительно разрозненной с точки зрения понимания текущего состояния бизнеса. Отсутствие актуальной информации повлекло за собой невозможность принятия качественных решений. Менеджеры компании нуждались в ценной информации о том, как функционирует бизнес, что работает идеально, а что нужно улучшить. Это означало быстрый доступ к показателям в режиме реального времени о различных аспектах состояния и жизни компании. Он включал, но не ограничивался показателями проекта, инженерными мощностями (например, уровни старшинства, количество разработчиков на проектах, статус стенда, если таковой имелся), денежным потоком компании, различными видами статистики заказов на продажу и т. д.
Наш клиент понял, что бизнес-аналитика — это не просто использование технологий для объединения людей и информации, это гибкое экспериментирование в быстром темпе и быстрое принятие решений.
Бизнес задачи
Получение свежей информации в режиме реального времени с минимальной задержкой.
Значительное ускорение процессов принятия ключевых управленческих решений.
Сквозной мониторинг и комплексная оценка эффективности работы всех отделов.
Новый подход к встречам без рутинного сбора отчетов и долгого обмена данными.
Техническое задание
- Преобразовать и разместить в одном хранилище всю бизнес-информацию, собранную из различных источников данных, с которыми компания привыкла работать.
- подготовить преобразованную информацию к анализу: преобразовать ее в читаемый для системы формат
- визуализировать данные по правилам, определенным запросами каждого конкретного панели мониторинга и отчета
- реализовать функцию добавления новых метрик и отчетов и редактирования существующих
- реализовать функцию формирования отчетов по расписанию с уведомлениями
- для совместной работы и совместного использования настраиваемых панелей мониторинга и интерактивных отчетов
- для обеспечения безопасности данных, предоставляя группам пользователей доступ к необходимой им аналитической информации
- создавать дашборды с разнообразными визуализированными отчетами о рабочих процессах следующих бизнес-подразделений:
Продвижение продуктов компании и комплексное увеличение объемов продаж.
Стратегическое управление бюджетом и полный контроль денежных потоков.
Разработка ИТ-продуктов и техническое обеспечение рабочих процессов.
Подбор квалифицированных кадров и развитие корпоративной культуры.
Административная поддержка и организация эффективной работы офиса.
Качественное сопровождение пользователей и развитие долгосрочных отношений.
Решения
Используя Power BI и облачные технологии, мы масштабировали их в соответствии с потребностями клиента. Соответствующие данные собираются из таких источников, как система управления задачами Джира (Jira), служба поддержки Сервис Деск (Service Desk), база знаний Конфлюэнс (Confluence), система бухгалтерского учёта КвикБукс (QuickBooks), система подбора персонала Зохо Рекрут (Zoho Recruit), система управления взаимоотношениями с клиентами Зохо (Zoho CRM), Клоузвик (Closeweek), электронные таблицы Гугл (Google Sheets). Какая-то часть этих данных попадает сразу в наборы данных, другая — в облачном озере данных Азур (Azure Data Lake), где выполняются все действия, описанные той или иной моделью. После этого информация представляется на панели мониторинга. Мы создали 14 из них, что не является окончательным числом, так как в зависимости от конкретных потребностей панели мониторинга можно масштабировать вверх и вниз, группировать и добавлять некоторые производные. Каждая панель мониторинга представляет собой интерактивную аналитическую систему и создает десятки связных отчетов с разнообразными визуализациями.
Наше решение объединяет данные в режиме реального времени из множества источников и предоставляет интерактивные, интерактивные панели мониторинга для всех отделов компании: Финансы, управление персоналом, подбор персонала, Управление продажами, Управление проектами, Подразделения разработки, административные функции. Сотрудники могут легко интегрировать данные, преобразовывать их в многофункциональные визуализации и отчеты, а затем делиться этими отчетами с заинтересованными лицами.
Ключевые особенности
- Самообслуживание для корпоративной аналитики
- Облачная платформа Азур (Azure)
- Интеграция с искусственным интеллектом для быстрого поиска информации
- Интеграция с собственным программным обеспечением
Преимущества
Каждое подразделение получило свои преимущества от внедрения бизнес-аналитики в бизнес-процессы.
Отдел продаж
- Благодаря непрерывной визуализации воронки продаж было определено, что после этапа «уточняющего звонка» довольно большое количество потенциальных клиентов «уходят в тень».
- Два месяца ушло на подготовку совершенно новой и уникальной методики «уточняющих звонков», которая позволила увеличить конверсию с этого этапа на следующую ступень продаж на 44%.
- Визуализация KPI каждого менеджера по продажам в режиме реального времени позволила выявить слабые места в процессе закрытия сделки для каждого менеджера. Для усиления отдела продаж были предприняты следующие действия:
1 /молодых менеджеров по продажам обучали более опытные коллеги в заранее определённых сложных направлениях;
2 /для части менеджеров были организованы специальные курсы по продажам.
«Эти меры позволили нам увеличить продажи на 9,6% в последующие 6 месяцев.»
Глубокий анализ квалификации соискателей помог выявить категории специалистов, приносящих компании на 11% меньше прибыли. На основе этих данных пересмотрена стратегия найма в пользу более продуктивных и результативных сотрудников.
Детальная аналитика запущенных проектов позволила оптимизировать внутренние методы управления процессами. Внедренные изменения и оперативный контроль этапов разработки привели к плановому увеличению рентабельности проектов на ~4%.
Систематический контроль ключевых показателей и прозрачная отчетность помогли вовремя выявить скрытые нежелательные затраты. Оптимизация текущих бюджетов позволила компании сэкономить более 84 тыс. в течение следующих 6 месяцев.
Непрерывная прозрачность внутренних процессов дала возможность грамотно перераспределить силы имеющегося персонала без привлечения новых кадров. Это помогло сэкономить около 17 тыс. потенциальных расходов в течение полугода.