Решение для бизнес-аналитики с 14 информационными панелями в режиме реального времени для американской компании-разработчика программного обеспечения
Вызов
Ожидается, что ИТ-провайдер по умолчанию будет цифровым. Но стать цифровым раз и навсегда невозможно. Лучшее, что вы можете сделать, это идти в ногу с быстро меняющимся миром, постоянно разрабатывая новые решения и улучшая существующие.
Компания нашего заказчика росла очень быстро (+30% в год), а методы управления и анализа данных устаревали и переставали соответствовать их потребностям. Руководители компании считали, что не владеют всей информацией о состоянии компании, что затрудняло управление и координацию. Такая ситуация может замедлить рост компании.
Управленческая команда была действительно разрозненной с точки зрения понимания текущего состояния бизнеса. Отсутствие актуальной информации повлекло за собой невозможность принятия качественных решений. Менеджеры компании нуждались в ценной информации о том, как функционирует бизнес, что работает идеально, а что нужно улучшить. Это означало быстрый доступ к показателям в режиме реального времени о различных аспектах состояния и жизни компании. Он включал, но не ограничивался показателями проекта, инженерными мощностями (например, уровни старшинства, количество разработчиков на проектах, статус стенда, если таковой имелся), денежным потоком компании, различными видами статистики заказов на продажу и т. д.
Наш клиент понял, что бизнес-аналитика — это не просто использование технологий для объединения людей и информации, это гибкое экспериментирование в быстром темпе и быстрое принятие решений.
Бизнес-задачи
- получать информацию в режиме реального времени, которая не превышает 3 часов назад
- ускорить процесс принятия решений
- уметь анализировать работу отделов компании
- изменить подход к проведению совещаний, исключив часть, посвященную сбору информации от сотрудников и обмену ею между ними
Техническое задание
- Преобразовать и разместить в одном хранилище всю бизнес-информацию, собранную из различных источников данных, с которыми компания привыкла работать. Источниками были следующие:
- подготовить преобразованную информацию к анализу: преобразовать ее в читаемый для системы формат
- визуализировать данные по правилам, определенным запросами каждого конкретного панели мониторинга и отчета
- создавать дашборды с разнообразными визуализированными отчетами о рабочих процессах следующих бизнес-подразделений:
Продажи и маркетинг
Финансировать
Техническое производство
Трудовые ресурсы
Офис-менеджмент
- реализовать функцию добавления новых метрик и отчетов и редактирования существующих
- реализовать функцию формирования отчетов по расписанию с уведомлениями
- для совместной работы и совместного использования настраиваемых панелей мониторинга и интерактивных отчетов
- для обеспечения безопасности данных, предоставляя группам пользователей доступ к необходимой им аналитической информации;
Решения
Используя Power BI и облачные технологии, мы масштабировали их в соответствии с потребностями клиента. Соответствующие данные собираются из таких источников, как система управления задачами Джира (Jira), служба поддержки Сервис Деск (Service Desk), база знаний Конфлюэнс (Confluence), система бухгалтерского учёта КвикБукс (QuickBooks), система подбора персонала Зохо Рекрут (Zoho Recruit), система управления взаимоотношениями с клиентами Зохо (Zoho CRM), Клоузвик (Closeweek), электронные таблицы Гугл (Google Sheets). Какая-то часть этих данных попадает сразу в наборы данных, другая — в облачном озере данных Азур (Azure Data Lake), где выполняются все действия, описанные той или иной моделью. После этого информация представляется на панели мониторинга. Мы создали 14 из них, что не является окончательным числом, так как в зависимости от конкретных потребностей панели мониторинга можно масштабировать вверх и вниз, группировать и добавлять некоторые производные. Каждая панель мониторинга представляет собой интерактивную аналитическую систему и создает десятки связных отчетов с разнообразными визуализациями.
Наше решение объединяет данные в режиме реального времени из множества источников и предоставляет интерактивные, интерактивные панели мониторинга для всех отделов компании: Финансы, управление персоналом, подбор персонала, Управление продажами, Управление проектами, Подразделения разработки, административные функции. Сотрудники могут легко интегрировать данные, преобразовывать их в многофункциональные визуализации и отчеты, а затем делиться этими отчетами с заинтересованными лицами.
Ключевые особенности
- Самообслуживание для корпоративной аналитики
- Облачная платформа Азур (Azure)
- Интеграция с искусственным интеллектом для быстрого поиска информации
- Интеграция с собственным программным обеспечением
Преимущества
Отдел продаж:
- Благодаря непрерывной визуализации воронки продаж было определено, что после этапа «уточняющего звонка» довольно большое количество потенциальных клиентов «уходят в тень».
- Два месяца ушло на подготовку совершенно новой и уникальной методики «уточняющих звонков», которая позволила увеличить конверсию с этого этапа на следующую ступень продаж на 44%.
- Визуализация KPI каждого менеджера по продажам в режиме реального времени позволила выявить слабые места в процессе закрытия сделки для каждого менеджера. Для усиления отдела продаж были предприняты следующие действия:
1 /молодых менеджеров по продажам обучали более опытные коллеги в заранее определённых сложных направлениях;
2 /для части менеджеров были организованы специальные курсы по продажам.
«Эти меры позволили нам увеличить продажи на 9,6% в последующие 6 месяцев.»
Отдел кадров:
- Согласование финансовой отчетности, обязательной отчетности и управленческой отчетности позволило выяснить, что специалист определенного уровня квалификации приносит почти на 11% меньше прибыли, чем специалисты других уровней квалификации. Было принято решение увеличить объем найма тех специалистов, которые приносят на 11% больше прибыли компании, а не тех, кто этого не делает.
ОУП:
- Детальная аналитика проекта позволила оптимизировать методы управления проектами, что привело к увеличению рентабельности проекта на ~4%.
Финансовый отдел:
- Систематическое ведение контроля над ключевыми показателями эффективности и возможность оперативного предоставления финансовой отчетности заинтересованным сторонам, руководителям и лицам, принимающим решения, позволили выявить нежелательные финансовые затраты. Улучшения, сделанные для того, чтобы избежать расходов, помогли компании сэкономить 84 тыс. в течение следующих 6 месяцев.
Офис-менеджмент:
- Непрерывная прозрачность процессов отдела позволила перераспределить силы имеющегося персонала и избежать найма дополнительных сотрудников, что помогло сэкономить около 17 тыс. потенциальных расходов в течение следующих полугодий.
Набор технологий
- Система бизнес-аналитики Пауэр Би (Power BI)
- Сервер баз данных Эс-кью-эл Сервер (SQL Server)
- Нереляционная база данных (NoSQL)
- Модели данных
- Извлечение, преобразование и загрузка данных
- Многомерная аналитическая обработка данных
- Архитектурный стиль взаимодействия через программный интерфейс (REST)
- Язык программирования Пайтон (Python)
- Язык программирования Джаваскрипт (JavaScript)
- Облачное озеро данных Азур (Azure Data Lake)